Pourquoi faire du tri de documents est contre-productif ?

28 février 2013  |   Publié par :   |   Blog   |   1 Commentaire»

Alors que traditionnellement, l’archivage est perçu l’action de faire des tri d’archives a posteriori,  je préconise de ne pas commencer par là.

Parce que :

- ça prend beaucoup plus de temps que ça ne fait gagner de la place ;

- ça ne préserve pas du risque de perte d’information ;

- quand on le fait une fois, il faut toujours recommencer, car cà ne règle pas le flux.

Or, le coeur du problème dans l’archivage aujourd’hui c’est de régir le flux documentaire. C’est la source du problème et donc de la solution, car s’intéresser au flux :

- c’est s’intéresser à l’utilisateur et à l’usage qu’il fait du document ; c’est l’aider à sélectionner dès leur production les documents qu’il doit archiver : tel mail ou tel mail, tel version X ou tel version Y, tel contrat ou telle copie de contrat, tel original ou tel double ?

-  c’est constater très vite la numérité du support original pour anticiper son processus de conservation

- c’est fixer toutes les obligations légales de conservation et de destruction et les besoins métiers de transmission de l’information ;

- c’est définir la méthode pour enregistrer, identifier, nommer, codifier, classer, ranger les documents dès la production.

Régir le flux documentaire, c’est annuler de fait la possibilité de créer un stock à trier. C’est faire de l’archivage en temps réel, productif et source de valeur pour l’entreprise.

Si vous voulez en finir avec le tri, lisez les articles suivants :

- C’est quoi le records management ?

- Pourquoi structurer son archivage avec un référentiel de conservation ?

- Entreprendre un projet d’archivage : ne pas se tromper d’approche !

- Que signifie réellement archiver ?


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1 Commentaire pour cette entrée

  • Sastrel

    01 mars 2013

    Bonne analyse, nous travaillons depuis plusieurs mois
    Sur cette problématique,
    Nous serons force de proposition dans les prochaines semaines