La dématérialisation est-elle moderne ou risquée ?

18 octobre 2012  |   Publié par :   |   Blog,Risques liés au mauvais archivage   |   0 Commentaire»

Les entreprises et les institutions publiques courent toutes après la dématérialisation de leurs documents et processus. Je constate que parfois la motivation relève autant d’un souci d’efficacité et d’économies budgétaires que d’un souci d’image. “Le papier ? C’est pour les ringards ! Et puis grâce à l’informatique, fini la paperasse d’un autre âge, soyons moderne, numérisons, dématérialisons, ou mieux, entrons dans l’ère du cloud !”

Loin de moi l’idée de jouer à l’archiviste rétrograde déjà nostalgique du bon vieux temps du papier : je suis la première à profiter des avantages du numérique (la preuve avec ce blog). Néanmoins, je reste vigilante sur mes pratiques quand il s’agit de conserver des documents qui, par exemple, engagent ma responsabilité d’entrepreneure et je le dis sans peur de passer pour une illuminée : le document papier signé manuscritement reste dans certain cas le support de conservation le plus sûr et le plus économique.

Evidemment, le numérique est le monde vers lequel nous allons, mais le transfert des documents qui nous engagent vers ce support ne doit pas être réalisé au nom d’une obligation qui serait “il faut vivre avec son temps”. Il relève d’un choix qui doit impérativement prendre en compte la valeur des informations dématérialisables, leur portée juridique et stratégique, leur degré de confidentialité,  la longueur de leur durée de conservation et leur volume.  Par exemple, je ne trouve pas raisonnable de dématérialiser le processus des délibérations d’un conseil municipal qui ont une durée de conservation permanente ou celui de contrats commerciaux à fortes responsabilités juridiques, portant sur de grosses sommes d’argent et dont la durée de conservation pourrait excéder 10 ans. L’archivage sur support numérique demande de tels moyens humains, techniques et financiers que je doute qu’il soit viable sur le long et très long terme. Les exemples de documents devenus inconsultables pour cause d’obsolescence technologiques sont nombreux. On peut les récupérer bien sûr, mais au prix de quels investissements ? Quand on prend conscience de tout le matériel nécéssaire qu’il faut pour accéder  à un document numérique (électricité + ordinateur + système d’exploitation compatible + logiciel compatible) et la facilité que l’on a à lire la délibération d’un conseil municipal rédigée en 1790, la question mérite d’être posée pour les documents très engageants devant être conservés longtemps.

Pour compléter cet article, je vous recommande la lecture de cette étude CSA/La Poste publiée en 2011 concluant que ”l’écrit papier demeure l’incarnation des fonctions de conservation et d’engagement”. Voir l’étude.


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