Bien organiser et conserver les documents publics

Situation des organismes publics

Devant d’inflation de la masse documentaire, les organismes publics ne savent pas reconnaître les documents qu’ils doivent conserver, ni pendant combien de temps. Soit ils conservent trop de documents : 70% des documents conservés sont inutiles, soit elles ne retrouvent pas les informations importantes : 20% des informations qui justifient les droits ou tracent un savoir sont perdues. Conséquences ?

  • on passe plus de temps à chercher les documents qu’à les utiliser
  • on ne peut pas justifier ses droits en cas de contrôle ou de litige
  • on ne transmet plus les savoirs et la connaissance
  • on gaspille de la place (locaux et serveurs)

Objectifs de la formation

En s’appuyant sur une bonne organisation documentaire, l’organisme public :

  • gagne en efficacité dans sa gestion quotidienne
  • se sécurise face aux risques de pertes de données
  • rationalise son temps et ses espaces
  • crée et préserve son capital informationnel

Vous serez capable de :

  • comprendre les enjeux de bien conserver les documents papiers ou numériques
  • reconnaître les documents qu’il faut conserver dès leur production ou leur réception
  • organiser simplement vos flux documentaires par un système de classement simple et logique
  • maîtriser durablement la conservation de vos documents en fonction des obligations légales et de vos besoins

Contenu de la formation

A. Les enjeux à bien conserver les documents qui vous engagent

  • ne pas risquer la perte de données dans l’environnement numérique
  • ne pas risquer de mal justifier ses droits dans une société toujours plus contentieuse
  • garantir la continuité du service public

B. Organiser le flux documentaire

  • apprendre à identifier les documents papiers et numériques à conserver dans le flot des informations
  • savoir les classer et les conserver en fonction de leur valeur

C. Concevoir un mode d’emploi simple

  • rédaction de règles de conservation à partir de durées de conservation légales
  • rédaction de fiches pratiques pour le nommage, le classement, la destruction

Les plus

  •  une méthode simple et facile à reproduire dans une collectivité territoriale, un groupement de commune ou un organisme para-public
  • des mises en situation concrètes à partir de vos exemples
  • un support de cours sous la forme de fiches pratiques