Quel coût pour l’externalisation du stockage des archives papier ?

21 novembre 2012  |   Publié par :   |   Blog,Risques liés au mauvais archivage   |   0 Commentaire»

J’ai lu dans le Journal des entreprises (édition Ille-et-Vilaine) un article intitulé “N’externalisez que ce dont vous avez une vision claire”. Ce conseil plein de bon sens est particulièrement vrai dans le cas de l’externalisation du stockage des archives papier. Le suivre vous permettra de ne pas devenir le pigeon (c’est à la mode) de votre prestataire.

Il m’arrive souvent de rencontrer des chefs d’entreprise m’avouer qu’ils ne connaissent pas vraiment le contenu des documents papiers qui sont conservés chez leurs prestataires extérieurs. Pour eux, ce n’est pas important, parce que “ce sont des vieux dossiers”. A cela, j’ai deux réponses : soit les documents ne sont effectivement pas importants, alors pourquoi continuer à payer leur stockage inutile plutôt que de les détruire ?  Soit il s’agit, malgré leurs dires, de documents potentiellement importants et sensibles, et leur réflexion relève d’un je-m’en-foutisme curieux mais répandu. N’importe comment, le risque de trop payer est présent. Néanmoins, l’externalisation du stockage des archives papier présente de réels avantages et peu d’inconvénients à conditions d’en maîtriser le processus.

Les avantages

-  le stockage chez un préstataire extérieur est généralement beaucoup moins cher qu’un stockage “chez soi”, surtout si le commanditaire se situe dans un centre ville où l’immobilier et l’entretien coûte cher.

- le stockage chez un prestataire est souvent bien plus sécurisé que “chez soi” (alarmes anti-intrusion et anti-incendie, zone non inondable, respect des règles climatiques de conservation). Le respect de la norme Z 40-350 par ces prestataires vous assure une qualité maximum. Si les documents ont le statut d’archives publiques, le prestataire doit être agréé par les Archives de France.

Les inconvénients

- vous n’avez plus les documents “sous la main”, il vous faut passer par le prestataire pour en obtenir la consultation et plus votre besoin est urgent, plus cela coûte cher : n’externalisez que le stockage de documents papier dont la fréquence de consultation est faible (moins de 5 fois pas an). Dans l’externalisation, c’est la consultation qui coûte le plus cher.

Avant de se lancer

Comme vous ne maîtrisez plus le processus matériel de stockage, maîtrisez au moins le processus intelectuel de l’archivage

- la réalisation d’un référentiel de conservation qui identifie les durées de conservation et des degrés de confidentialité par famille de documents me semble indispensable avant tout projet d’externalisation.

- la réalisation d’un inventaire des documents à externaliser est tout aussi nécessaire. Si vous le faites faire au prestataire lui même, veillez à ce que l’inventaire développe plus ou moins précisément la description des documents en fonction de vos besoins et que soient écrits les dates d’ouverture et de cloture des dossiers, leurs dates de destruction, leur niveau de confidentialité et leur volume. Prévoyez une liste des personnes habilitées à consulter les documents selon leur fonction.

- déterminez vos exigences en matière de destruction (les recommandations des articles Détruire ses données personnelles  : 6 conseils d’ami et N’ayez pas peur de détruire des documents archivés peuvent vous aider)

- visitez les locaux !

- faites réaliser plusieurs devis ou faites vous aider par un(e) professionnel(le) indépendant(e) pour rédiger votre cahier des charges.


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