C’est quoi le records management ?

28 juin 2012  |   Publié par :   |   Blog,Gains liés au bon archivage   |   1 Commentaire»

Le records management est une méthode de travail qui consiste à identifier les documents engageants d’un organisme et à les organiser de telle sorte que l’organisme les conserve le temps nécessaire et les retrouve facilement. Toute entreprise et toute institution publique recherche cela et le records management y pourvoit !

C’est quoi un record/document engageant ?

Un “record” (mot anglais) est un document qui trace une responsabilité ou un savoir-faire : son contenu a suffisamment de valeur pour que l’organisme le conserve. Ce contenu peut être de nature juridique, comptable, technique, informationnelle, administrative. La valeur du “record” tient aussi au fait qu’il est daté, achevé, validé et figé ; on ne peut plus le modifier. Le “record” est aussi bien papier que numérique.

En français, on est obligé d’adjoindre un qualificatif au mot “document” pour exprimer cette notion de valeur qui est implicite dans le mot “record”, c’est pourquoi je le traduis par “document engageant”.

Savoir identifier les documents engageant permet de ne pas prendre en compte les copies, brouillons, documents préparatoires personnels qui n’ont pas à être conservé et qui sont très nombreux dans les organismes qui font de plus en plus face à l’infobésité.

Quelles sont les principales étapes de cette méthode de travail ?

  1. étudier les activités de l’organisme, ses obligations légales, ses pratiques et ses besoins pour identifier les documents engageants ainsi que leurs durées de conservation ;
  2. élaborer des règles de gestion dans un référentiel de conservation et de destruction des documents engageants ;
  3. mettre en place des procédures opérationnelles pour le classement et le rangement physique, la destruction des documents engageants ;
  4. Former les collaborateurs à savoir reconnaître les documents engageants dans la jungle des documents qu’ils produisent et reçoivent tous les jours et leur apprendre à les classer et les détruire à bon escient selon les règles du référentiel et des procédures.

Est-ce que le records management permet la gouvernance de l’information ?

Bien entendu, c’est une méthode indispensable pour tout organisme qui souhaite développer une démarche de gouvernance de l’information. Mais il ne couvre pas tous les aspects de la gouvernance de l’information (notamment les aspects techniques de conservation numérique, la veille documentaire, la collecte et le partage des connaissances non écrites, etc…).

Le records management s’appuie-t-il sur une norme ?

Oui, cette norme est internationale. Elle pour code ISO 15489 et pour titre “Records management”. Elle est disponible sur le site de l’AFNOR (payante).

Est-ce que le records management concerne l’archivage ?

C’est la même chose, on peut même traduire “records management” par “archivage” à condition de savoir de quoi vous parlez :

- si, dans votre conception, l’archivage concerne la gestion des documents engageants dès leur production, alors vous faites de l’archivage/records management ;

- si, au contraire, l’archivage consiste  à trier ou à faire trier des documents plusieurs années après leur production ou à les transférer dans des espaces de stockage dédiés, vous ne faites pas de l’archivage/records management mais du tri et du transfert de stockage.

Est-ce que le record management permet de gérer les archives historiques ?

Ce n’est pas fait pour ça. Le records management et la gestion des archives historiques sont deux démarches aux objectifs différents :

- d’un côté le records management vise à protéger les documents engageants d’un risque de perte pendant des durées définies ;

- la gestion des archives historiques consiste à collecter puis traiter et communiquer des documents dont le contenu est une source de connaissance du passé.

Le tableau de gestion est-il un outil de records management ?

Non. Le tableau de gestion relève d’une démarche de préparation de collecte des archives historiques. Il établit des critères de tri des documents en aval de leur production à partir de  listes qui ne font pas la distinction entre “documents engageants” et “documents non engageants.”

Toutes les prestations du cabinet Arkhè Conseil obéïssent aux principes du records management, tous les articles de ce blog aussi. Si vous souhaitez approfondir vos connaissances de cette discipline, retrouvez le programme de formation.


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