Connaissez-vous la gabegie due au mauvais archivage ?
Je ne compte plus les témoignages de pertes financières dues à un mauvais archivage. Une véritable gabegie, jamais chiffrée, jamais costkillée... Les chiffres me sidèrent à chaque fois : - 30 millions d'euros : remboursement du à un organisme financeur suite à la perte des données numériques pouvant servir de preuve à la bonne utilisation des fonds - 50 000 euros : reconstitution d'un plan par un géomètre-expert parce que l'entreprise a perdu son plan original numérique - 2500 euros : démontage d'une ...
Pourquoi faire du tri de documents est contre-productif ?
Alors que traditionnellement, l'archivage est perçu l'action de faire des tri d'archives a posteriori, je préconise de ne pas commencer par là. Parce que : - ça prend beaucoup plus de temps que ça ne fait gagner de la place ; - ça ne préserve pas du risque de perte d'information ; - quand on le fait une fois, il faut toujours recommencer, car cà ne règle pas le flux. Or, le coeur du problème dans l'archivage aujourd'hui c'est de régir le flux ...
Pourquoi ne pas sortir les archives du code du patrimoine ?
La question a été abordée lors du colloque "L'archivage devient électronique" (5-6/02/2013) et je la trouve très pertinente : intégrer la législation qui régit la conservation des archives au code de patrimoine les réduit à leur seule acception patrimoniale, ce qui ne correspond pas à leur importance stratégique dans la bonne gestion des administrations. La codification en 2004 des lois concernant les archives dans le code du patrimoine est la consécration d'un long processus remontant au XIXe siècle transformant les archives ...
Quel coût pour l’externalisation du stockage des archives papier ?
J'ai lu dans le Journal des entreprises (édition Ille-et-Vilaine) un article intitulé "N'externalisez que ce dont vous avez une vision claire". Ce conseil plein de bon sens est particulièrement vrai dans le cas de l'externalisation du stockage des archives papier. Le suivre vous permettra de ne pas devenir le pigeon (c'est à la mode) de votre prestataire. Il m'arrive souvent de rencontrer des chefs d'entreprise m'avouer qu'ils ne connaissent pas vraiment le contenu des documents papiers qui sont conservés chez leurs prestataires ...
Comment reconnaît-on des archives historiques ?
Que sont les archives historiques ? A quoi servent-elles ? Qui sait les identifier ? Voici quelques éléments d'explication. Dans une entreprise ou une administration, un document n'est pas archivé pour des raisons historiques. C'est à dire que les salariés d'une entreprise ou les agents d'une administration n'archivent pas d'abord des documents en se souciant de leur portée historique. Ils archivent parce que l'entreprise ou l'administration en aura besoin pour continuer une action ou défendre un droit. Pourtant, l'importance de l'intérêt historique ...
La dématérialisation est-elle moderne ou risquée ?
Les entreprises et les institutions publiques courent toutes après la dématérialisation de leurs documents et processus. Je constate que parfois la motivation relève autant d'un souci d'efficacité et d'économies budgétaires que d'un souci d'image. "Le papier ? C'est pour les ringards ! Et puis grâce à l'informatique, fini la paperasse d'un autre âge, soyons moderne, numérisons, dématérialisons, ou mieux, entrons dans l'ère du cloud !" Loin de moi l'idée de jouer à l'archiviste rétrograde déjà nostalgique du bon vieux temps du ...
A quoi sert la qualité de l’archivage des documents ?
Çela sert à maintenir la valeur d'une entreprise et à prouver sa bonne foi en cas de contentieux... En mai dernier, j'ai rencontré Maître Sylvie Lherbier, avocat spécialisé dans le droit des affaires et le droit immobilier. Maître Lherbier étant expérimentée dans l'évaluation d'entreprises, je lui ai demandé sa vision sur la qualité de l'archivage dans les entreprises. Morceaux choisis. httpv://www.youtube.com/watch?v=JbACMrYcnWM Retrouvez ici les coordonnées de Maître Sylvie Lherbier, avocat au barreau de Rennes.
C’est quoi le records management ?
Le records management est une méthode de travail qui consiste à identifier les documents engageants d’un organisme et à les organiser de telle sorte que l’organisme les conserve le temps nécessaire et les retrouve facilement. Toute entreprise et toute institution publique recherche cela et le records management y pourvoit ! C’est quoi un record/document engageant ? Un "record" (mot anglais) est un document qui trace une responsabilité ou un savoir-faire : son contenu a suffisamment de valeur pour que l'organisme le conserve. Ce ...
Pourquoi ne pas confondre document inutile et document inutilisé ?
Nous avons tendance à confondre document inutilisé avec document inutile, surtout si celui-ci présente un âge avancé (et cinq ans c’est déjà un âge avancé !). Nous aurions tord de croire que, parce qu'un document est ancien ou inutilisé, qu'il n'a pas de valeur. Les cassettes de Patrick Montel, journaliste à France 2 ont été mises à la benne au prétexte qu’elles avaient «pour la plupart au moins 10 ans d'âge et que par conséquent elles n'avaient plus aucune valeur pour ...
N’ayez par peur de détruire des documents archivés !
Les entreprises et institutions conservent trop de documents inutiles. Pourquoi ? Parce qu’elles ont peur de les détruire : «Ça peut toujours servir»... «On ne sait jamais», toutes les raisons sont bonnes pour ne rien faire mais à trop conserver, cela finit par coûter cher ! Quelques idées pour vous aider à franchir le pas. 1. Pour calculer la date de destruction de vos données et documents, réfléchissez d'abord à leurs durées de conservation à partir : des obligations légales et réglementaires ...
