365 idées simples pour bien archiver

Les dossiers des agents publics se conservent 90 ans après leur date de naissance. Une réglementation inaplicable dans les faits. Quelques réponses pour savoir quoi et comment faire, quand même…  http://www.blogarchivage.fr/combien-de-temps-conserver-le-dossier-de-carriere-des-agents-publics/

Idée n°61 : dossier de carrière

Le référentiel de conservation/destruction FIXE les documents qu’il faut conserver et leurs durées de conservation. C’est un outil indispensable mais insuffisant pour mener un projet d’archivage (un peu comme le baccalauréat). Son application passe par un looooong processus d’évangélisation.

Idée n°60 : référentiel de conservation

Que se soit dans Argo ou Django Unchained, il n’y a que dans les films américains que les documents représentent un enjeu majeur ! Ah, ces américains ont tout compris ! Avez-vous aussi remarqué les scènes auxquelles je pense ?

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Idée n°59 : le records office des américains

A cause d’un mauvais archivage, on passe plus de temps à chercher les documents qu’à les utiliser.

Idée n°58 : le mauvais archivage prend du temps

Bien gérer un organisme est une chose, prouver qu’il est bien gérer en est une autre. L’archive est d’abord une PREUVE qui sert à justifier ce que l’on fait de bien !

Idée n°57 : l’archive est une preuve

L’archivage c’est l’accès rapide à l’information. Cette phrase n’est pas de moi mais de mon cuisiniste. Il n’est pas professionnel de l’information et pourtant il a parfaitement compris ce qu’est l’archivage. J’ai été soufflée par son bon sens et ses bonnes pratiques de classement et de conservation. On a beaucoup à apprendre des autres professions.

Idée n°56 : l’archivage, c’est l’accès rapide à l’information

Les baux se conservent 5 ans après la fin du bail (prescription civile, article 2224 du code civil). Cette règles s’applique à toutes les documents qui accompagnent le contrat de location : état des lieux d’entrée et de sortie, pièces justificatives diverses.

Idée n°55 : conservation des baux de location

Par définition un dossier à un dos. Servez-vous de ce dos pour y écrire les informations qui seront utiles à retrouver le dossier en un coup d’œil.

Idée n°54 : le dos du dossier

Le bazar numérique a remplacé le bazar papier mais heureusement, il se voit moins ! http://www.blogarchivage.fr/larchivage-des-documents-numeriques-par-ou-commencer/

Idée n°53 : bazar numérique invisible

Les dossiers de recrutement du personnel dans une administration n’ont pas à être conservés plus de 3 ans (délai de prescription du délit pour les cas d’accusation de délai de favoritisme) et pas 10 ans comme l’indique les circulaires sur le tri et la conservation des archives

Idée n°52 : dossier de recrutement