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Connaissez-vous la gabegie due au mauvais archivage ?

25 avril 2013  |   Publié par :   |   Blog,Risques liés au mauvais archivage   |   0 Commentaire»



Je ne compte plus les témoignages de pertes financières dues à un mauvais archivage. Une véritable gabegie, jamais chiffrée, jamais costkillée... Les chiffres me sidèrent à chaque fois : - 30 millions d'euros : remboursement du à un organisme financeur suite à la perte des données numériques pouvant servir de preuve à la bonne utilisation des fonds - 50 000 euros : reconstitution d'un plan par un géomètre-expert parce que l'entreprise a perdu son plan original numérique - 2500 euros : démontage d'une ... Lire la suite »

Pourquoi faire du tri de documents est contre-productif ?

28 février 2013  |   Publié par :   |   Blog   |   1 Commentaire»



Alors que traditionnellement, l'archivage est perçu l'action de faire des tri d'archives a posteriori,  je préconise de ne pas commencer par là. Parce que : - ça prend beaucoup plus de temps que ça ne fait gagner de la place ; - ça ne préserve pas du risque de perte d'information ; - quand on le fait une fois, il faut toujours recommencer, car cà ne règle pas le flux. Or, le coeur du problème dans l'archivage aujourd'hui c'est de régir le flux ... Lire la suite »

Pourquoi ne pas sortir les archives du code du patrimoine ?

14 février 2013  |   Publié par :   |   Blog   |   0 Commentaire»



La question a été abordée lors du colloque "L'archivage devient électronique" (5-6/02/2013) et je la trouve très pertinente : intégrer la législation qui régit la conservation des archives au code de patrimoine les réduit à leur seule acception patrimoniale, ce qui ne correspond pas à leur importance stratégique dans la bonne gestion des administrations. La codification en 2004 des lois concernant les archives dans le code du patrimoine est  la consécration d'un long processus remontant au XIXe siècle transformant les archives ... Lire la suite »

Quel coût pour l’externalisation du stockage des archives papier ?

21 novembre 2012  |   Publié par :   |   Blog,Risques liés au mauvais archivage   |   0 Commentaire»



J'ai lu dans le Journal des entreprises (édition Ille-et-Vilaine) un article intitulé "N'externalisez que ce dont vous avez une vision claire". Ce conseil plein de bon sens est particulièrement vrai dans le cas de l'externalisation du stockage des archives papier. Le suivre vous permettra de ne pas devenir le pigeon (c'est à la mode) de votre prestataire. Il m'arrive souvent de rencontrer des chefs d'entreprise m'avouer qu'ils ne connaissent pas vraiment le contenu des documents papiers qui sont conservés chez leurs prestataires ... Lire la suite »

Comment reconnaît-on des archives historiques ?

24 octobre 2012  |   Publié par :   |   Blog   |   0 Commentaire»



Que sont les archives historiques ? A quoi servent-elles ? Qui sait les identifier ? Voici quelques éléments d'explication. Dans une entreprise ou une administration, un document n'est pas archivé pour des raisons historiques. C'est à dire que les salariés d'une entreprise ou les agents d'une administration n'archivent pas d'abord des documents en se souciant de leur portée historique. Ils archivent parce que l'entreprise ou l'administration en aura besoin pour continuer une action ou défendre un droit. Pourtant, l'importance de l'intérêt historique ... Lire la suite »

La dématérialisation est-elle moderne ou risquée ?

18 octobre 2012  |   Publié par :   |   Blog,Risques liés au mauvais archivage   |   0 Commentaire»



Les entreprises et les institutions publiques courent toutes après la dématérialisation de leurs documents et processus. Je constate que parfois la motivation relève autant d'un souci d'efficacité et d'économies budgétaires que d'un souci d'image. "Le papier ? C'est pour les ringards ! Et puis grâce à l'informatique, fini la paperasse d'un autre âge, soyons moderne, numérisons, dématérialisons, ou mieux, entrons dans l'ère du cloud !" Loin de moi l'idée de jouer à l'archiviste rétrograde déjà nostalgique du bon vieux temps du ... Lire la suite »

A quoi sert la qualité de l’archivage des documents ?




Çela sert à maintenir la valeur d'une entreprise et à prouver sa bonne foi en cas de contentieux... En mai dernier, j'ai rencontré Maître Sylvie Lherbier, avocat spécialisé dans le droit des affaires et le droit immobilier. Maître Lherbier étant expérimentée dans l'évaluation d'entreprises, je lui ai demandé sa vision sur la qualité de l'archivage dans les entreprises. Morceaux choisis. httpv://www.youtube.com/watch?v=JbACMrYcnWM Retrouvez ici les coordonnées de Maître Sylvie Lherbier, avocat au barreau de Rennes. Lire la suite »

C’est quoi le records management ?

28 juin 2012  |   Publié par :   |   Blog,Gains liés au bon archivage   |   1 Commentaire»



Le records management est une méthode de travail qui consiste à identifier les documents engageants d’un organisme et à les organiser de telle sorte que l’organisme les conserve le temps nécessaire et les retrouve facilement. Toute entreprise et toute institution publique recherche cela et le records management y pourvoit ! C’est quoi un record/document engageant ? Un "record" (mot anglais) est un document qui trace une responsabilité ou un savoir-faire : son contenu a suffisamment de valeur pour que l'organisme le conserve. Ce ... Lire la suite »

Pourquoi ne pas confondre document inutile et document inutilisé ?

08 juin 2012  |   Publié par :   |   Blog,Risques liés au mauvais archivage   |   0 Commentaire»



Nous avons tendance à confondre document inutilisé avec document inutile, surtout si celui-ci présente un âge avancé (et cinq ans c’est déjà un âge avancé !). Nous aurions tord de croire que, parce qu'un document est ancien ou inutilisé, qu'il n'a pas de valeur. Les cassettes de Patrick Montel, journaliste à France 2 ont été mises à la benne au prétexte qu’elles avaient «pour la plupart au moins 10 ans d'âge et que par conséquent elles n'avaient plus aucune valeur pour ... Lire la suite »

N’ayez par peur de détruire des documents archivés !

04 mai 2012  |   Publié par :   |   Blog,Gains liés au bon archivage   |   0 Commentaire»



Les entreprises et institutions conservent trop de documents inutiles. Pourquoi ? Parce qu’elles ont peur de les détruire : «Ça peut toujours servir»... «On ne sait jamais», toutes les raisons sont bonnes pour ne rien faire mais à trop conserver, cela finit par coûter cher ! Quelques idées pour vous aider à franchir le pas. 1. Pour calculer la date de destruction de vos données et documents, réfléchissez d'abord à leurs durées de conservation  à partir : des obligations légales et réglementaires ... Lire la suite »

Un notaire encoure-t-il un risque pénal à détruire des archives ?

24 avril 2012  |   Publié par :   |   Blog,Risques liés au mauvais archivage   |   3 Commentaires»



Pourvoir à la bonne conservation des actes notariés est un sujet plus sérieux qu’il n’y paraît pour les notaires. Pourquoi ? Quel risque encoure l'officier ministériel s’il n’y prête pas attention ? L’ordonnance du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat établit que le notaire doit assurer la conservation des actes authentiques qu’il établit. Par ailleurs, le code du patrimoine a définit ces mêmes actes authentiques (appelés "minutes") comme des documents publics. Ils sont imprescriptibles et leur conservation doit  être ... Lire la suite »

Vaut-il mieux dire archivage électronique ou conservation numérique ?

06 avril 2012  |   Publié par :   |   Blog   |   1 Commentaire»



L’expression «archivage électronique» est très à la mode. Pourtant, elle n'est pas vraiment exact et la plupart du temps on devrait dire «conservation numérique». Voici pourquoi. L’archivage est un processus d'organisation qui consiste à attacher aux documents engageants des règles d’identification, de classement et de conservation. Il s’intéresse à la valeur des documents, aux risques qu’ils tracent, aux besoins qu’ils couvrent, aux obligations qu’ils justifient. Archiver, ce n’est pas faire de la discrimination en fonction du support : si j’identifie que ... Lire la suite »

Comment donner une valeur probante aux documents numériques ?

28 mars 2012  |   Publié par :   |   Blog   |   0 Commentaire»



La valeur probante des documents numériques est un sujet à la mode. La dématérialisation des processus y est pour beaucoup, la multiplication des contestations de preuves devant les juges aussi. Un vaste marché s’ouvre pour les prestataires de signature électronique et d’horodatage. Mais la solution est-elle seulement technologique ? Pour que vous ayez confiance dans un document papier, il doit contenir un minimum d’éléments qui sont :  l’auteur (un nom, un logo), la date, l’objet (un titre ou un en-tête), le ... Lire la suite »

Est-ce que le bon archivage permet de pérenniser l’entreprise ?

12 mars 2012  |   Publié par :   |   Blog,Gains liés au bon archivage   |   0 Commentaire»



L'un des objectifs majeurs d'une démarche d'archivage est de préserver les savoirs et les connaissances de l'entreprise au-delà des changements conjoncturels. Savez-vous que la dernière gamme de soin pour le visage «Forever Youth Liberator» d’Yves Saint Laurent est le résultat des recherches faites par le docteur Bernard en glycobiologie il y a quarante ans ! Qui pense aujourd’hui que la préservation des documents de recherche peut rapporter demain des millions d’euros ? L’Oréal, entreprise centenaire, sait qu’en misant sur l’innovation (pour ... Lire la suite »

Cloud computing : si vous vous posiez les bonnes questions ?

27 février 2012  |   Publié par :   |   Blog,Gains liés au bon archivage   |   2 Commentaires»



Concept marketing, progrès technologique ou porte ouverte à l’insécurité juridique ? Cet entretien de Maître Bernard Lamon (avocat spécialiste en droit de l’informatique et des télécommunications), par une approche pédagogique et des exemples parlants, pose les bonnes questions et fait ressortir, à mon sens, les principaux enjeux du cloud computing. Résumé. D’entrée, Maître Lamon reconnaît que le cloud, malgré son côté « marketing » est un réel progrès technique et économique.  Cependant, son but est faire prendre conscience aux entreprises que ce progrès ... Lire la suite »

Est-ce qu’un projet d’archivage commence par le tri des archives existantes ?

21 février 2012  |   Publié par :   |   Blog   |   0 Commentaire»



On confond souvent mise en place d’un projet d’archivage et tri des archives existantes (les archivistes parlent d’arriéré). Or prioriser le tri du stock des archives existantes dans un projet d’archivage est une erreur. Pourquoi ? 1. le ratio temps passé/mètre linéaires gagnés n’est pas rentable ; 2.  l'objectif, qui est de mettre en sécurité tous les documents engageants n'est pas atteint car le flux n'est pas maîtrisé ; 3. le résultat «fait joli» (un bel alignement de ... Lire la suite »

Archivistes, faites valoir votre vraie richesse !

12 février 2012  |   Publié par :   |   Blog   |   0 Commentaire»



Si on mettait bout à bout le temps que tous les archivistes consacrent ou ont consacré au tri des archives, on serait surpris du temps gaspillé. Pourtant, je remarque que cette activité caractérise encore trop souvent la profession.  Alors que les volumes d’informations enflent, la médication archivistique ne peut se limiter à traiter le symptôme, il faut d’abord soigner la cause. Quelle est la vraie compétence de l’archiviste ?  De concevoir des tableaux qui définissent des critères de tri ... Lire la suite »

“Vous irez leur apporter des oranges !”

06 février 2012  |   Publié par :   |   Blog,Risques liés au mauvais archivage   |   1 Commentaire»



Quel est le risque aujourd’hui de ne pas bien conserver les documents importants de l’entreprise ou de l'institution publique ? Le club des responsables de politiques et projets d’archivage y répond par une affiche audacieuse sur laquelle on voit un homme costumé, les poignets menottés et le slogan : « Vol à main armée, coups et blessures ? Non, défaut d’archivage ! ». Je constate en effet tous les jours à quel point les dirigeants (chefs d’entreprises, dirigeants salariés et élus) n’ont pas conscience de la ... Lire la suite »

Cybercriminalité : analyser la valeur des données pour mieux se défendre

21 octobre 2011  |   Publié par :   |   Blog,Gains liés au bon archivage   |   1 Commentaire»



Toute politique de conservation ou de sécurité doit partir d'une analyse de la valeur des données. C'est ce qui nous a été démontré dans une conférence donnée au Musée des Transmisions de Rennes sur la cybercriminalité. J’ai assisté hier soir à la conférence organisée par le CIDAN* « Réseaux et systèmes d’information dans les entreprises, les administrations et les collectivités : quelles menaces, quelles parades » par le capitaine Yohan Dubanchet, professeur à l’école des Transmissions de Rennes. L’exposé, clair et synthétique, a permis aux ... Lire la suite »

Comment être sûr de pouvoir relire ses données numériques dans 10 ans ?

30 septembre 2011  |   Publié par :   |   Blog   |   4 Commentaires»



Aujourd’hui beaucoup de documents sont archivés et conservés numériquement. Des doutes subsistent sur  la durabilité du support numérique. «Pourrrais-je relire mes documents dans 10 ans ?»  est une question que les petites entreprises me posent souvent. Tentons d’y répondre simplement. Avant toute chose, il est important d’avoir identifié les documents que l’entreprise doit conserver avec leurs durées de conservation. Ensuite les trucs et astuces ne manquent pas mais voici 3 points qui me paraissent essentiels notamment pour anticiper les sinistres : 1. ... Lire la suite »

L’agence Sygma a déposé le bilan…après avoir perdu des photographies

05 septembre 2011  |   Publié par :   |   Blog,Risques liés au mauvais archivage   |   1 Commentaire»



Certains documents sont tellement stratégiques pour l'entreprise que leur perte peut mettre en péril son existence. En 2010, l'agence Sygma s'est mise en liquidation judiciaire pour ne pas payer l'amende d'1,5 millions d'euros à laquelle la Cour d'Appel de Paris l'avait condamnée. En 2003, Dominique Aubert demandait la restitution de clichés dont il avait confié l'exploitation à l'agence. Malheureusement celle-ci fut dans l'impossibilité de lui rendre 750 d'entre eux. Elle les avait perdu ! Or le tribunal a estimé qu'il y avait ... Lire la suite »

Dossiers médicaux : la responsabilité des médecins dans l’affaire du Médiator

28 juillet 2011  |   Publié par :   |   Blog,Risques liés au mauvais archivage   |   1 Commentaire»



 L'affaire du Médiator rappelle aux professionnels de la santé que la conservation du dossier médical relève de leur responsabilité. Les affaires judiciaires me poussent souvent à poser cette question : quels documents utiliseront les parties pour défendre leurs intérêts et prouver leurs droits ? Dans le cas des patients du Médiator, les documents qui prouvent qu'ils ont pris le médicament sont les ordonnances. Ils les ont rarement conservées. Mais ils peuvent les demander à ... Lire la suite »