Pourquoi continuer à imprimer un contrat pour le signer ?
C’est le titre qu’a choisi la Fedisa pour son petit déjeuner de ce matin que je trouve plein de bon sens ! En effet, je ne crois pas que nous avançons dans le sens de la modernité lorsque une entreprise saisit informatiquement ses contrats, les imprime pour les faire signer à ses clients et les «re»numérise afin de les intégrer dans une GED, tout en sachant qu’elle devra conserver l’exemplaire papier qui demeure la seule preuve valable ! Cherchez l’erreur ... Lire la suite »
N’ayez par peur de détruire des documents archivés !
Les entreprises et institutions conservent trop de documents inutiles. Pourquoi ? Parce qu’elles ont peur de les détruire : «Ça peut toujours servir»... «On ne sait jamais», toutes les raisons sont bonnes pour ne rien faire mais à trop conserver, cela finit par coûter cher ! Quelques idées pour vous aider à franchir le pas. 1. Pour calculer la date de destruction de vos données et documents, réfléchissez d'abord à leurs durées de conservation à partir : des obligations légales et réglementaires ... Lire la suite »
Destruction des actes notariés et risque pénal
Pourvoir à la bonne conservation des actes notariés est un sujet plus sérieux qu’il n’y paraît pour les notaires. Pourquoi ? Quel risque encoure l'officier ministériel s’il n’y prête pas attention ? L’ordonnance du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat établit que le notaire doit assurer la conservation des actes authentiques qu’il établit. Par ailleurs, le code du patrimoine a définit ces mêmes actes authentiques (appelés "minutes") comme des documents publics. Ils sont imprescriptibles et leur conservation doit être ... Lire la suite »
Structurer son archivage avec un référentiel de conservation
Pour bien archiver, il vaut mieux disposer d'un mode d’emploi. Ce mode d'emploi contient comme outil principal le référentiel de conservation et de destruction. Il se présente sous la forme d’un tableau de plusieurs colonnes qui référence au minimum : les «documents engageants» : ceux qu’il faut conserver pour des raisons juridiques, financières ou de besoins métier leur durée de conservation motivée (Motivées, Motivées, il faut les motiver ! ) leur support d’archivage : numérique ou papier l’entité qui archive : la DRH, la DAF, ... Lire la suite »
Vaut-il mieux dire archivage électronique ou conservation numérique ?
L’expression «archivage électronique» est très à la mode. Pourtant, elle n'est pas vraiment exact et la plupart du temps on devrait dire «conservation numérique». Voici pourquoi. L’archivage est un processus d'organisation qui consiste à attacher aux documents importants des règles d’identification, de classement et de conservation. Il s’intéresse à la valeur des documents, aux risques qu’ils tracent, aux besoins qu’ils couvrent, aux obligations qu’ils justifient. Archiver, ce n’est pas faire de la discrimination en fonction du support : si j’identifie que ... Lire la suite »
Valeur probante des documents numériques : les bonnes pratiques d’abord !
La valeur probante des documents numériques est un sujet à la mode. La dématérialisation des processus y est pour beaucoup, la multiplication des contestations de preuves devant les juges aussi. Un vaste marché s’ouvre pour les prestataires de signature électronique et d’horodatage ! Mais la solution est-elle seulement technologique ? Pour que vous ayez confiance dans un document papier, il doit contenir un minimum d’éléments qui sont : l’auteur (un nom, un logo), la date, l’objet (un titre ou un en-tête), ... Lire la suite »
Les hommes passent mais l’entreprise reste !
Cette phrase est du docteur Bruno Bernard, L’Oréal Fellow, expert international du cheveu, que j’ai eu grand plaisir à écouter lors de la dernière rencontre organisée par le CR2PA. Elle résume parfaitement l'un des objectifs majeurs d'une démarche d'archivage : préserver les savoirs et les connaissances de l'entreprise au-delà des changements conjoncturels. Savez-vous que la dernière gamme de soin pour le visage «Forever Youth Liberator» d’Yves Saint Laurent est le résultat des recherches faites par le docteur Bernard en glycobiologie ... Lire la suite »
La conservation des factures et des pièces comptables en 5 questions
Il y a des documents engageants qui reviennent plus souvent que d’autres : les pièces justificatives de la comptabilité font partie de cette catégorie. Elles sont récurrentes et volumineuses. Combien de temps faut-il les conserver ? Quelles sont les obligations légales ? Que faire des factures électroniques ? Une FAQ s’impose ! Combien de temps dois-je conserver les factures et les pièces justificatives de la comptabilité ? D’un point de vue légal, le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont ... Lire la suite »
Cloud computing : si vous vous posiez les bonnes questions ?
Concept marketing, progrès technologique ou porte ouverte à l’insécurité juridique ? Cet entretien de Maître Bernard Lamon (avocat spécialiste en droit de l’informatique et des télécommunications), par une approche pédagogique et des exemples parlants, pose les bonnes questions et fait ressortir, à mon sens, les principaux enjeux du cloud computing. Résumé. D’entrée, Maître Lamon reconnaît que le cloud, malgré son côté « marketing » est un réel progrès technique et économique. Cependant, son but est faire prendre conscience aux entreprises que ce progrès ... Lire la suite »
Entreprendre un projet d’archivage : ne pas se tromper d’approche
On confond souvent mise en place d’un projet d’archivage et traitement du stock existant (les archivistes parlent d’arriéré). Or faire du traitement du stock existant une priorité ou un préalable indispensable dans un projet d’archivage est une erreur, démonstration en 3 points : 1. le ratio temps passé/mètre linéaires gagnés n’est pas rentable ; 2. l'objectif, qui est de mettre en sécurité tous les documents qui engagent la responsabilité de l’entreprise ou de l’institution et tracent son savoir-faire Lire la suite »
Archivistes, faites valoir votre vraie richesse !
Si on mettait bout à bout le temps que tous les archivistes consacrent ou ont consacré au tri des archives, on serait surpris du temps gaspillé. Pourtant, je remarque que cette activité caractérise encore trop souvent la profession. Alors que les volumes d’informations enflent, la médication archivistique ne peut se limiter à traiter le symptôme, il faut d’abord soigner la cause. Quelle est la vraie compétence de l’archiviste ? De concevoir des tableaux qui définissent des critères de tri ... Lire la suite »
« Vous irez leur apporter des oranges ! »
Quel est le risque aujourd’hui de ne pas bien conserver les documents importants de l’entreprise ou de l'institution publique ? Le club des responsables de politiques et projets d’archivage y répond par une affiche audacieuse sur laquelle on voit un homme costumé, les poignets menottés et le slogan : « Vol à main armée, coups et blessures ? Non, défaut d’archivage ! ». Je constate en effet tous les jours à quel point les dirigeants (chefs d’entreprises, dirigeants salariés et élus) n’ont pas conscience de la ... Lire la suite »
L’archivage du dossier médical
Avec le développement des « affaires » (hormones de croissance, Médiator, prothèse PIP), le dossier médical est un élément de preuve de plus en plus demandé en cas de recherche en responsabilité : cela tient à la nature des informations qu'il contient et à leur nécéssaire exhaustivité. Les professionnels de santé doivent porter une attention particulière à la constitution de ces dossiers et à leur conservation. Ne pas anticiper cette question peut conduire à des pertes de temps et des risques de mise ... Lire la suite »
La protection des données informatiques à caractère médical
En France, les données médicales informatisées sont protégées par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite loi Informatique et Libertés. Considérées comme des informations sensibles nécessitant un haut niveau de sécurité (dans la mesure où la divulgation des données médicales ou leur mauvaise utilisation sont susceptibles de porter atteinte aux droits et libertés des personnes), la CNIL veille à la bonne application des règles de protection. Rappel de quelques aspects essentiels en 6 points. 1. Tout fichier de gestion administrative ... Lire la suite »
Détruire des données personnelles : 6 conseils d’ami
Alors que les cas d’usurpation d’identité ont doublé entre 2005 et 2010, il convient de rappeler aux entreprises et organismes publics l’importance de parfaitement détruire les documents papier et numériques contenant des données personnelles, au risque de le payer très cher. Le Midi-Libre du 25 octobre 2011 rapporte que des dossiers d’assurés sociaux ont été retrouvés dans les poubelles de la CPAM de l’Aude. Son directeur se dit « stupéfait » : je m’inquiète de savoir jusqu’où sera poussée sa responsabilité ! L’article 226-22 du ... Lire la suite »
Archiver, archivage, archives…
Ces mots charrient avec eux de nombreux clichés négatifs – inutilité, encombrement, poussière… Notre époque, touchée par l’infobésité, ne tend pas à rendre ces mots dignes d'un intérêt stratégique pour nos dirigeants, et pourtant... Le mot « archives » est tiré du grec ancien « arkhéïa » : les actes du pouvoir (ce n'est pas rien!). Étymologiquement, les archives sont donc les documents importants, ceux qu’il faut veiller à classer et à conserver parce qu’ils prouvent des droits, des activités, des responsabilités. Au XIVe ... Lire la suite »
Artisans : veillez à archiver vos attestations simplifiées !
Les attestations simplifiées sont des pièces justificatives essentielles pour une entreprise artisanale. Ne pas pouvoir les fournir à un contrôleur fiscal peut lui coûter un redressement salé. Exemple à ne pas suivre et quatres règles à respecter. Comme tout artisan Monsieur Dutelle fait des travaux de rénovation qu’il facture avec une TVA à taux réduit de 7%. Pour cela, il fait signer à ses clients des « attestations simplifiées » mais la paperasse, « c’est pas son truc » : pour ... Lire la suite »
La durée de conservation des bulletins de salaires
Qui a vu le film Mammuth avec Gérard Depardieu ? C’est l’histoire de Serge à qui il manque dix justificatifs pour faire valoir ses droits à la retraite et qui doit donc retrouver ses anciens employeurs dans un road movie à travers la France. Cette histoire m'a rappelé qu’on est tous susceptible d’avoir un jour le même problème que Serge et m'interroge sur les obligations de l'entreprise. Le code du travail donne une règle très claire dans son article L143-3 : « les employeurs doivent ... Lire la suite »
Durées de conservation ?
La question « combien de temps dois-je conserver ce document ? » m’est souvent posée. En général, je ne peux pas répondre immédiatement car une durée de conservation ne peut pas être universellement la même pour un document : tout dépend des activités de l’entreprise ou de l’institution, des contraintes légales qui s’appliquent à elles, du niveau de ses risques juridiques, de ses besoins métiers. Néanmoins, il existe des raisonnements et des règles juridiques communes sur lesquelles les entreprises et les institutions peuvent s’appuyer. ... Lire la suite »
Archiver ses mails : 5 trucs pour éviter le casse-tête
Un article d'Archimag rapportait en février 2011 que plus de 250 milliards de mails sont échangés à l'échelle planétaire et qu'il en sera produit 507 milliards d'ici 2013. Or, de plus en plus de mails contiennent des informations stratégiques au point que leur archivage est devenu un enjeu majeur : gestion des volumes, valeur probante, sécurité de l'accès. Comment faire au quotidien pour ça ne deviennent pas un passe-temps chronophage et que les informations stratégiques soient préservées ? Comparons les usages de la ... Lire la suite »
Cybercriminalité : analyser la valeur de ses données pour mieux se défendre
Toute politique de conservation ou de sécurité doit partir d'une analyse de la valeur des données. C'est ce qui nous a été démontré dans une conférence donnée au Musée des Transmisions de Rennes. J’ai assisté hier soir à la conférence organisée par le CIDAN* « Réseaux et systèmes d’information dans les entreprises, les administrations et les collectivités : quelles menaces, quelles parades » par le capitaine Yohan Dubanchet, professeur à l’école des Transmissions de Rennes. L’exposé, clair et synthétique, a permis aux participants d’être sensibilisés ... Lire la suite »
Si on conserve tout, on n’archive rien !
L’inflation documentaire est un vrai défi que doivent relever les entreprises et les organismes publics. L’informatique a aggravé le phénomène… comment y remédier ? La solution ne serait-elle pas de contrôler et de rendre plus efficace les usages au quotidien ? Pendant longtemps, nous avons cru que l’informatique réglerait l’encombrement dû au papier. Non seulement cet encombrement n’a pas été régulé mais la paperasse s’est vu augmentée de l'électronasse (Marie-Anne Chabin a inventé ce mot que je trouve très parlant dans son ouvrage ... Lire la suite »
Archivage numérique des PME : 3 trucs pour éviter la perte de données
Aujourd’hui beaucoup de documents sont archivés et conservés numériquement. Des doutes subsistent sur la durabilité du support numérique. «Pourrrais-je relire mes documents dans 10 ans ?» est une question que les petites entreprises me posent souvent. Tentons d’y répondre simplement. Avant toute chose, il est important d’avoir identifié les documents que l’entreprise doit conserver avec leurs durées de conservation. Ensuite les trucs et astuces ne manquent pas mais voici 3 points qui me paraissent essentiels notamment pour anticiper les sinistres : 1. ... Lire la suite »
Quelles durées de conservation pour les documents ?
Je vous ferai une réponse de normande : ça dépend ! De son activité, de ses obligations, de ses besoins. Une entreprise ou une institution doit connaître les durées de conservation de ses documents : - pour pouvoir les conserver le temps nécessaire à la justification de ses droits, à la préservation de son savoir-faire ; - pour les détruire quand ils sont périmés : cela évite le stockage inutile et les risques juridiques en cas de saisie judiciaire. Une durée de conservation est ... Lire la suite »
Quel document conserver ?
Une des étapes essentielles et premières d'une démarche d'archivage est de sélectionner les documents qui ont une valeur (juridique, besoin métier, mémoire) suffisante pour être conservés. Pourquoi les entreprises et les institutions conservent 70% de documents inutiles et n'archivent pas 20% qui devraient l'être ? La réponse est simple : parce qu'elles ne savent pas ce qu'il faut vraiment archiver ! Alors, comment reconnaître ces documents ? Quelle est la bonne méthode ? Pour discerner les "bons" ... Lire la suite »
